Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

      Pada era informasi globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan yang ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu yang akurat, relavan dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi akuntansi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi dalam penggajian merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

      Sistem penggajian manual yang digunakan perusahaan saat ini kurang memberikan informasi secara tepat dan akurat bagi perusahaan dibandingkan dengan sistem informasi penggajian terkomputerisasi yang baru akan dirancang penggunaannya, seiring dengan perkembangan zaman. Sistem penggajian manual merupakan aktivitas proses data dan transaksi yang dilakukan perusahaan secara manual untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan, pengendalian, dan menjalankan bisnis. Sistem penggajian komputerisasi yang disusun serta diterapkan secara benar, akan dapat menyajikan data yang benar dan tepat pada waktunya.

Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesatnya memicu untuk melakukan inovasi-inovasi baru yang dapat membantu untuk memudahkan mendapatkan informasi. Dan ini mendorong perusahan-perusahaan melakukan inovasi dalam proses produksi, penjualan, pemasaran, dan distribusi dengan melibatkan peranan teknologi informasi. Pada masa sekarang, suatu perusahaan di haruskan dapat bekerja dengan cepat tepat dan benar dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar dapat terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif.

Pentingnya sistem informasi dalam penggajian bagi perusahaan adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan, penyimpangan atau pengeluaran perusahaan yang fiktif sehingga dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Sistem informasi dalam penggajian menggambarkan atau mendeskripsikan sistem pencatatan yang terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa bagan alur flowchart.

Sistem penggajian yang memadai sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, terutama untuk perusahaan yang sudah memiliki cukup banyak karyawan. Perusahaan dengan banyak karyawan tentunya membutuhkan sistem penggajian yang dapat memudahkan mereka untuk membayarkan gaji secara tepat dan efisien. Dengan adanya sistem informasi penggajian dari awal sampai gaji itu dibayarkan sesuai dengan hak masing-masing karyawan dapat dilaksanakan dengan sistematis dan diharapkan tidak akan terdapat kesalahan dalam prosedur penggajian. Dengan berkembangnya Teknologi Informasi yang semakin pesat, sistem penggajian secara manual dirasakan sudah kurang mampu memberikan manfaat yang memadai bagi perhitungan gaji karyawan. Perusahaan kini mulai beralih pada sistem yang berbasis komputerisasi.

Oleh sebab itu, sistem informasi penggajian yang komputerisasi mulai digalakkan. Salah satu bidang usaha yang memerlukan sistem informasi penggajian adalah PT SCG READYMIX, perusahaan pemasok beton siap pakai (readymix concrete) pertama dan terbesar di Indonesia.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengemukakan permasalah yang berhasil dirumuskan, yaitu :

1.      Bagaimanakah sistem informasi penggajian bagian produksi yang diterapkan pada perusahaan?

2.      Bagaimana pengaruh sistem penggajian yang baru terhadap kinerja perusahaan?

1.3  Batasan Masalah

Agar penulis lebih terarah, maka penulis membatasi pembahasan penulisan ilmiah ini dengan lebih terfokus pada sistem informasi akuntansi penggajian terhadap karyawan buruh yang bekerja di PT. SCG meliputi prosedur, dokumen, bagian yang terkait, dan pengendalian intern.

1.4  Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

Untuk merancang suatu sistem informasi yang mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien dengan komputer.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1       Kerangka Teori

2.1.1    Pengertian Sistem

Pada umunya orang banyak salah mengartikan bahwa sistem harus berhubungan dengan komputer dan program, sistem pada kenyataannya memiliki makna yang luas.“Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” Mulyadi (2008:5). Menurut Diana Setiawati (2011:3) “sistem adalah serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”.      

“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama” Hall (2007:6).   Menurut Narko (2007:1) “sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen yang berusaha mencapai tujuan tertentu”.

Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umumdi atas dapat disimpulkan bahwa sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara rutin terjadi.

2.1.2    Pengertian Informasi

Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa “informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfat”.

Informasi harus dibedakan dari data, “data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”, menurut Raymond Mc.Leod (2001:18). “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat,” George H.Bodhar(2003:1).

Menurut tiga definisi yang diterangkan oleh para ahli tersebut bahwa informasi adalah hasil dari data yang diolah sehingga dapat memberikan manfaat yang lebih berguna bagi yang menerimanya.

2.1.3    Pengertian Sistem Informasi

James A.Hall (2001:7) menyatakan bahwa “ sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur normal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.”

PengertianSistem Informasi menurut Jogiyanto(2000) adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi menerima input, yang biasa disebut dengan nama transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi. Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai suatu unit kerja.Definisi ini mencakup peristiwa keuangan dan non keuangan.

2.2       Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut james A Hallsistem informasi akuntansi adalah subsistem SIA memperoleh berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

“Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi menghasilkan laporan berbentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya”,Mardi (2011:4).

Definisi menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin“SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).”

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dan Amir Abadi Yusuf,  sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah seperangkat organisasi yang mempunyai tujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna baik untuk pihak intern maupun ekstern yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data yang digunakan sebagai pengambilan keputusan.

Teknik sistem dan dokumentasi dalam SIA merupakan Alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem.Teknik sistem ini biasanya berupa diagaram.Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.

2.2.1    Tujuan Sistem Informasi Akuntansi                                                                       Tujuan utama Sistem Informasi Akuntansi (Marshall B.Romney (2003:3)) adalah :

1.      Untuk menyediakan informasi yang lebih berkualitas dengan kata lain untuk meningkatkan sistem pengendalian intern.

2.      Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen.

3.      Menyediakan pengendalian yang memadai untuk aset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan. 

Tujuan utama dari SIA adalah mencatat, memproses, menyimpan meringkas, dan mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi.

2.2.2    Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

            Ada beberapa fungsi atau peran sistem informasi akuntansi, yaitu sebagai berikut:

1.      Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan.

2.      Mendukung proses pengambilan keputusan.

3.      Membantu dan memenuhi tanggung jawab pengelola perusahaan.

4.      Pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pegendalian data termasuk security, dan penghasil informasi.

2.2.3        Unsur-Unsur Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat beberapa unsur atau komponen pokok dalam Sistem informasi menurut Wilkinson (2004 : 2) antara lain :

1.       Sumber Daya Maunusia

Manusia merupakan suatu unsur sistem akuntansi yang paling berperan di dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, yang menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya serta apakah sitem tersebut dapat berperan dalam proses pengambilan keputusan.

2.       Alat – alat yang digunakan

Alat merupakan unsure dari  sistem akuntansi yang digunakan pada saat terjadi transaksi, pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkanya laporan. Alat yang dimaksud dapat berupa alat sederhana seperti : formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer.

1.         

1.1.         

1.2.         

1.3.         

1.4.         

1.5.         

1.6.         

1.7.         

2.2.4        Sistem dan Prosedur Dalam SIA

Sistem dan prosedur merupakan bagian intergral tugas manajemen, sehingga tampak adanya keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan system dan prosedur. :

Sistem merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih memindahkan dan membandingkan.

2.2.5        Sistem Teknik dan Dokumentasi dalam SIA

Teknik sistem merupakan Alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagaram. Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.

                                               Tabel 2.1 Simbol Dasar pada SIA

 

Tabel 2.2 Simbol Input / Output Spesifik pada SIA

Tabel 2.3 Simbol Proses Khusus dan Tambahan pada SIA

 

2.3.      Pengertian Gaji

Gaji menurut Mulyadi (2001:373) adalah pembayaran atas pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya dibayarkan tetap perbulan.Sedangkan menurut Suwardjono (2002:334) Gaji adalah jumlah yang dibayarkan setiap bulan.

Menurut Hasibuan (2000:118) gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti.

2.3.1    Sistem Informasi Akuntansi Penggajian    

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Sistem informasi akuntansi penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.

Secara umum Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah suatu sistem akuntansi yang digunakan untuk menangani pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.

2.3.2        Dokumen yang Digunakan Pada Sistem Penggajian

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2001:374) adalah :

1.      Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.      Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan  jam hadir  karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3.      Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor  pabrik dan diserahkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

4.      Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan , dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan ,lain sebagainya.

5.      Rekap Daftar Gaji dan Rekapa Daftar Upah. Dokumen ini merupakan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6.      Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

7.      Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8.      Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah  pengeluaran  uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2.3.3        Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:376) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:

a.         Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung  jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan  penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan perangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

b.         Fungsi Pencatatan Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

c.         Fungsi Pembuatan Daftar Gaji

Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji.

d.        Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek ke bank.

2.4              Pengertian Sistem Pengendalian Intern

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode danukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”Mulyadi (2001:165). Tanpa adanya pengendalian yang baik, dimungkinkan akan terjadi biaya penyimpangan dalam sistem informasi akuntansi penggajian.

Menurut Alvin A.Arens, Randal J.Elder, Mark S. Beesley (2003:432) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dirancang  untuk menyediakan jaminan yang layak mengenai pencapaian sasaran manajemen dalam tiga golongan tujuan seperti keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Menurut George H. Bochar dan William S. Hopwood (2006:129) mengatakan pengendalian internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut (a) reliabilitas pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.

2.4.1        Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah (mulyadi,2001:387):

1.      Organisasi

a.       Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Harus Terpisah dari Fungsi Keuangan

Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Hasil penghitungan penghasilan karyawan ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan.Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil perhitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek ketelitiannya dan kendalanya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak.

b.      Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi

Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan daftar gaji setiap karyawan untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik)

2.      Sistem Otorisasi

a.       Setiap orang yang  namanya tercantum dalam Daftar Gaji Harus Memiliki Surat Keputusan Pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang Ditandatangani oleh Direktur Utama.

Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, meka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam  daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang.

b.      Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff gaji, tambahan keluarga, harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsure yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi yang berwenang.

c.       Setiap potongan gaji atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah diotorisasikan oleh fungsi kepegawaian.

Setiap data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji karyawan harus diotorisasi oleh oleh yang berwenang agar data gaji yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan.

d.      Kartu jam hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu.

Data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya sah sebagai dasar perhitungan gaji dan untuk keperluan yang lain.

e.       Perintah lembur harus diotorisasikan oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

Lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja diluar jam kerja regular. Untuk menjamin bahwa setiap pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka  setiap kerja lembur harus diotorisasi.

f.       Daftar gaji harus diotorisasikan oleh fungsi personalia.

Daftar gaji merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan yang berhak.Oleh karena itu daftar gaji harus diotorisasi.

g.      Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Bukti kas keluar merupakan perintah untuk mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

h.      Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliiasi dengan daftar gaji karyawan.

Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu  penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftra gaji.

3.      Praktik yang sehat

a.       Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangakan kartu jam  kerja merinci penggunaan jam hadir karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan.

b.      Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.

Dengan diawasinya perekam jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari perekam jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar di perusahaan.

c.       Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji, fungsi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji yang tercantum dalam daftar gaji.

d.      Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1.      Data Perusahaan

3.1.1    Sistem Penggajian pada PT. SCG

Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang berbeda-beda, namun pada PT. SCG ini, manajemen perusahaan menggunakan sistem gaji tetap dan variasi. Pada sistem pegawai ini pegawai mendapat gaji yang besarnya relatif tetap, tetapi ketentuan pada perusahaan tersebut bagi karryawan yang tidah hadir (absen) maka tidak akan dikenakan pemotongan terhadap gaji karyawan yang bersangkutan sesuai dengan kebijakan dari perusahaan. Namun pemotongan akan diberikan pada uang tunjangan. Begitupun yang lembur juga mendapatkan gaji tertentu.

3.1.2    Jenis-Jenis Penggajian PT. SCG

      Penghasilan karyawan adalah jumlah penerimaan yang diterima oleh karyawan tiap bulannya terdiri dari :

1.      Gaji Pokok

Gaji pokok diberikan setiap bulan. Paket gaji tersebut terdiri dari gabungan komponen gaji utama. Besarnya gaji ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan pendidikan karyawan dan jabatan.

2.      Tunjangan

Tunjangan merupakan salah satu komponen penghasil karyawan yang diberikan oleh perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan yang ditetapkan oleh keputusan Direksi. Biasanya tunjangan tersebut terdiri dari tunjangan kesehatan, istri, anak, pangan, transport.

3.      Overtime (lembur)

Lembur diberikan setiap bulan sesuai dengan hasil perhitungan standar Depnaker (Departemen Tenaga Kerja). Lembur dibayar sekaligus bersama gaji pokok.

3.1.3    Dokumen yang Digunakan Perusahaan

1.  Daftar Kehadiran

Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari pengolahan absensi secara manual menggunakan kartu dan mesin. Biasanya daftar hadir digunakan untuk menghasilkan dokumen laporan perhitungan gaji bulanan.

2.  Laporan perhitungan gaji bulanan

Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari daftar kehadiran. Laporan perhitungan gaji bulanan digunakan untuk menghasilkan dokumen daftar transfer gaji.

3.      Daftar Transfer Gaji

Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari laporan perhitungan gaji bulanan. Biasanya digunakan untuk menghasilkan dokumen slip gaji dan dikirim kedepartemen finance untuk melakukan internet banking di bagian finance.

4.      Voucher pembayaran gaji

Dibuat olef staff HRD yang didapat berdasarkan hasil laporan perhitungan gaji bulanan. Dan dikirim ke departemen finance yang digunakan sebagai bukti instruksi pembayaran yang akan diposting general ledger.

5.      Daftar transfer

Dibuat oleh staff departemen finance berdasarkan software internet banking yang akan di approve oleh director finance lalu dikirim kebeberapa bank.

6.      Slip gaji

Dibuat oleh staff HRD yang berisi penghasilan bersih karyawan.

3.1.4    Bagian yang Terkait Dengan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. SCG

Uraian kegiatan tiap organisasi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG adalah sebagai berikut :

1.      Unit HRD (Unit Bagian Umum)

Adalah unit spesifikasi teknis bidang umum karyawan

2.      Unit Finance (Unit Keuangan)

Adalah pelaksana kegiatan akuntansi dan pengendalian dana penghasil karyawan.

3.1.5    Jaringan Prosedur yang Membuat Sistem Penggajian

            a. Unit HRD (Unit Bagian Umum)

·         Validasi jam tenaga kerja karyawan

·         Membuat daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak 2 lembar

·         Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar

·         Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG

·         Mengarsip DK dan LPG lembar 1

·         Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance

·         Mengirim daftar transfet gaji ke departemen finance

·         Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan

·         MengarsipVPG 1 dan VPG 2 diserahkan ke bagian finance

b. Unit Finance (Unit Keuangan)

·         Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.

·         Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji.

·         Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)

·         Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah ditandatangani oleh direktur finance.

·         Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku besar.

3.1.6  Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu Pada PT. SCG

BAGIAN HRD

Keterangan :    DK/DH           = Daftar Kehadiran

                        LPG                = Laporan Perhitungan Gaji bulanan

                        SG                   = Slip Gaji

                        DTG                = Daftar Transfer Gaji / Daftar Gaji

                        VPG                = Voucher Pembayaran Gaji / Bukti pembayaran gaji

BAGIAN FINANCE

 

3.2       Analisis Sistem

Sistem informasi akuntansi sangat penting bagi sebuah perusahaan karena menggambarkan sistem pencatatan yang terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart. Sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi, sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan.

3.2.1                Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

            Adapun kelebihan sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan adalah sebagai berikut :

1.       Dokumen yang diperlukan pada proses penggajian sudah cukup lengkap sehingga mempermudah proses penggajian.

3.2.2                Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

Adapun kekurangan sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG yang sudah berjalan adalah sebagai berikut :

1.      Pada sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG terdahulu untuk daftar hadir masih menggunakan daftar hadir atau kartu hadir, sehingga banyak memakan waktu untuk membuat kartu hadir dan mengakibatkan kecurangan pun mudah untuk terjadi.

2.      Bagian HRD seharusnya membuat rekapitulasi absensi kehadiran karyawan untuk meminimalkan kecurangan waktu masuk dan keluar dan dikonsolidasikan oleh pihak security yang mengawasi absensi.

3.      Bukti instruksi pembayaran yang akan diposting pada buku besar, seharusnya dilakukan oleh departemen keuangan bagian akuntansi, karena sesuai dengan fungsi penggajian yang bertugas mencatat jurnal yang dibutuhkan.

3.3       Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Diusulkan Pada PT. SCG

1. Bagian HRD (unit bagian umum)

·      Validasi jam tenaga kerja karyawan

·      Membuat rekapitulasi daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak 2 lembar serta melakukan konsolidasi dengan security jika ada masalah

·      Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar

·      Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG

·      Mengarsip DK dan LPG lembar 1

·      Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance

·      Mengirim daftar transfer gaji ke departemen finance

·      Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan

2.   Finance (Unit Keuangan)

·      Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari departemen HRD.

·      Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji

·      Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)

·      Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer gaji setelah ditandatangani oleh direktur finance.

3.   Accounting (Unit akuntansi)

·         Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku besar

3.4       Bagan Alir Sistem Dokumen (Flowchart) Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. SCG

BAGIAN HRD

BAGIAN FINANCE

BAGIAN AKUNTANSI

1.5              3.5     Pengaruh Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Baru

Usulan baru tersebut mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan yaitu, mengurangi adanya manipulasi kehadiran karyawan, karena adanya rekapitulasi absensi daftar kehadiran karyawan oleh pihak HRD. Dan tidak adanya perangkapan tugas yang bisa menimbulkan adanya kecurangan dalam melakukan penggajian sehingga lebih terorganisir.

Penambahan fungsi bagian akuntansi ini merupakan fungsi tambahan yang harus ada dalam sistem penggajian pada perusahaan PT. SCG, karena didalam sistem penggajian suatu perusahaan terdapat fungsi bagian keuangan dan fungsi bagian akuntansi, dimana kedua fungsi bagian tersebut saling berhubungan dalam menentukan pemrosesan penggajian yang akurat. Fungsi bagian akuntansi pada PT.SCG ini bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan, misalkan :

a.    pencatatan atau pelaporan gaji keryawan

b.   membuat bukti kas keluar, serta melakukan penjurnalan

3.6       Resiko Dari Penambahan Fungsi Baru Yang Mungkin Terjadi

Dari segi Sumber Daya Manusia (SDM), perusahaan harus memilih karyawan yang berkompeten di bidangnya masing-masing karena karyawan yang tidak berkompeten dibidangnya bisa membuat rugi perusahaan itu sendiri.

3.7       Analisis Sistem Pengendalian Intern

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. Dimana telah memenuhi aspek organisasi, otorisasi, dan praktik yang sehat. Pemenuhan terhadap aspek-aspek tersebut dijabarkan sebagai berikut :

1.      Aspek Organisasi : Pisahkan pembuat daftar gaji, petugas akuntansi, dan  pembayar gaji. Penerapan sistem penggajian akuntansi pada PT. SCG tugas tersebut dikelola oleh masing-masing unit.

- Pembuat Daftar Gaji : Bagian HRD

- Pembayar Gaji : Bagian Keuangan

- Pencatatan jurnal: Bagian Akuntansi

2.   Aspek Otorisasi :

a.   Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG tugas tersebut dilakukan pada unit Finance pengesahan dilakukan oleh direktur finance.

b.   Daftar hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu. Karena dalam sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan ini tidak ada unit pencatat waktu, dan sudah otomatis masuk ke dalam software maka daftar hadir telah diotorisasi oleh bagian HRD.

c.   Bukti pembayaran gaji harus diotorisasi ooleh fungsi akuntansi. Pada PT. SCG bukti pembayaran gaji telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3.   Aspek Praktik yang Sehat :

a.   Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pelaksanaan absensi karyawan, baik secara manual maupun mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa dengan tujuan untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. Penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG tugas tersebut dilakukan dengan manual yang masih menggunakan kartu hadir. Pengawasan dilakukan oleh satpam karena letak mesin pencatat waktu ada dipos jaga satpam. Dan diadakannya rekapitulasi absensi daftar kehadiran oleh pihak HRD.

b.   Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh unit akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Unit akuntansi pada PT. SCG sebelum melakukan pembayaran gaji, fungsi ini membandingkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji terlebih dahulu. Ketika sama, baru menyetujui daftar transfer tersebut.

c.   Catatan penghasil karyawan disimpan oleh bagian HRD dan unit finance.

BAB IV

PENUTUP

4.1       Kesimpulan

Setelah melakukan pembahasan mengenai prosedur yang diterapkan sistem akuntansi penggajian pada PT. SCG, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan dalam perusahaan adalah sistem gaji tetap dan bervariasi. Karyawan perusahaan mendapat gaji tertentu, tetapi bila lembur atau melakukan prestasi tertentu akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja gajinya tidak akan langsung dipotong, tetapi tunjangannya yang akan dikurangi. Unit-unit yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian yaitu Unit HRD dan Unit Finance. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah daftar kehadiran, perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji, daftar transfer, dan slip gaji.

Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan terdahulu oleh PT. SCG telah mempunyai sistem yang baik dan efektif. Walaupun masih menggunakan sistem manual, tetapi sistem informasi akuntansi penggajian PT. SCG telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern.

Dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian baru yang terkomputerisasi, dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk pembuatan berbagai macam laporan seperti : laporan karyawan, laporan lembur, laporan penggajian dan laporan rekapitulasi dana secara cepat dan tepat. Informasi data yang disajikan menjadi lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi, kemungkinan membuat kesalahan sangatlah kecil dan koreksi data dapat dilakukan sewaktu – waktu dan dilaksanakan dengan cepat dan mudah. Misalnya: Bila terjadi suatu kesalahan akan dapat dengan cepat ditemukan dan segera dapat dibenarkan saat itu juga

4.2       Saran

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada PT. SCG maka  penulis memberikan alternatif atau usulan supaya pada bagian HRD diadakannya pembuatan rekapitulasi daftar kehadiran karyawan serta melakukan konsolidasi kepada security jika terjadi masalah dan menambahkan fungsi atau bagian akuntansi untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan seperti pencatatan atau pelaporan gaji karyawan, serta penjurnalan. Di dalam pengelolaan data penggajian yang ada pada perusahaan diperlukan juga adanya perawatan baik hardware maupun softwarenya agar keamanan data tetap terjaga dan proses administrasi dapat berlangsung dengan lancar, cepat dan benar.